·
Verificar
e compatibilizar a sua agenda com a do chefe
·
Assegurar
que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas
·
Certificar-se
que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados
·
Separar,
planear e organizar o trabalho do dia
·
Fazer
o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes
·
Dar
seguimento ao trabalho administrativo como a assinatura e expedição de cartas,
envio de cheques e faturas, fotocopiar e arquivar documentos
·
Pôr em dia o trabalho atrasado
Secretária-rececionista
Atendimento ao visitante: Pergunte educadamente quem é e o que
pretende. Passe
rapidamente as informações ao
destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe
pessoalmente o visitante à sala de espera
e pergunte se deseja água, café, etc.
• Limpeza das salas: Pertence à secretária-rececionista a tarefa
de zelar para que a
sala de espera esteja limpa e
arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes.
E ter especial atenção à limpeza dos
cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e
cuidado com os
embrulhos suspeitos ou a
correspondência sem remetente. A secretária-rececionista é
a primeira responsável pelo
cumprimentos das normas de segurança da empresa.
• Agenda de contactos: Listas com o nome e função dos
colaboradores, é suposto possuir outras listas de contactos frequentes como
táxis, serviços rápidos de entregas, etc.
Apoio administrativo
Informática. A secretária tem de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento
de texto (quer ao nível das funções de estilo e formato do documento bem como
outras funções de edição como a inserção de imagens e logótipos, corretor
ortográfico, etc). E também saber utilizar outras ferramentas como o correio
eletrónico, Internet, folhas de cálculo e apresentações em PowerPoint.
• Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fácil, fazer
um bom arquivo
requer sistematização e organização. O
principal teste à sua eficácia é a sua facilidade
de consulta por outras pessoas, que
não a secretária. O mais importante no arquivo são
os itens de classificação de
documentos (ordem alfabética, numérica, geográfica, por
assunto, autor, etc.) Mais uma vez é
essencial o domínio de ferramentas informáticas.
• Reuniões. É necessário saber distinguir entre reuniões correntes
das reuniões de
âmbito estratégico que exigirão mais
cuidado na preparação. Nestas o papel da
secretária é decisivo. Quer na fase
preparatória (marcação de sala, de presenças, envio
de documentação de suporte, etc); quer
no próprio dia da reunião (acompanhamento
dos trabalhos), quer na fase posterior
(envio de minutas, documentos de síntese, etc).
• Gestão da informação. Uma das suas tarefas mais importantes da
secretária é a de
saber recolher e distribuir
informação. A secretária é, em qualquer empresa, um
verdadeiro centro de informação.
Convém, por isso, criar mecanismos pessoais de
organização dessa informação de forma
a poder responder rapidamente a pedidos
inesperados. E criar mecanismos de
proteção de informação confidencial.
Novas exigências
Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma
noção geral do regime
de contratos de trabalho e dos
direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de
dúvidas deverá ter uma boa rede de
contactos de especialistas em assuntos como:
despedimentos, novos contratos,
seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.
• Novas tecnologias: Caso não tenham competências específicas
nesta área é inevitável
que as ganhem rapidamente
frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.
• Controlo financeiro: Alguns diretores investem na gestão
financeira diária da sua
empresa às assistentes. Estas têm
obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,
analisar extratos bancários, emitir
cheques, calcular impostos ou fazer transferências
bancárias. Espera-se que uma
assistente eficaz detete eventuais irregularidades na
faturação ou que alerte o seu diretor
para os gastos excessivos ou inúteis.
• Serviços externos.: A assistente deverá manter uma relação
próxima com todas as
prestadoras de serviços externas à
empresa. São exemplos as agências de viagens, as
empresas de aluguer de automóveis, as
companhias aéreas; os hotéis, serviços de
limpeza, entregas rápidas,
restauração, etc. No caso das viagens será importante estar
particularmente atenta a questões como
os passaportes, vistos, tarifas ou câmbios.
• Procedimentos comerciais: É essencial conhecer os processos
burocráticos das
diversas operações comerciais. Termos
como guia de remessa, nota de encomenda,
fatura pró-forma, letras, nota de
crédito, factoring, devem constar do
vocabulário de
uma assistente eficaz.
Fonte: http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC8QFjAA&url=http%3A%2F%2Fw3.ualg.pt%2F~jmartins%2Fgestao%2Fgerir.o.dia-a-dia%2Fsecretariado.pdf&ei=RIapUq_YAsGs7QbmqoCQAQ&usg=AFQjCNE_dbv0xrXIIBAS_dCeux3WujEcTw&sig2=Pm_OJQzGcbNXg50GXSRDqg&bvm=bv.57967247,d.Yms
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