Para lutar contra a falta de tempo, alguns dirigentes optaram por fazer do café atinal um momento de ''reunião'' para preparação do dia e revisão da agenda de trabalho.
A máquina de café está cada vez mais a substituir a secretária para servir o café na sala de reuniões. Entraram os novos executivos da Era da globalização, interessados em ter como braço direito alguém que possa acompanhá-los às reuniões - uma auxiliar versátil, com visão dos negoócios da empresa, vocação inata para relações públicas e uma capacidade extraordinária para evitar complicações.
As funcionárias do passado deram lugar a executivas, que se movimentam com grande à vontade nos pontos mais altos das hierarquias empresariais e são peritas em trazer às chefias soluções em vez de problemas. Percebendo muito rapidamente a revolução que a vaga infomática e a economia global significa para a dinâmica das organizações, trataram de aperfeiçoar o domínio de línguas estrangeiras e submeteram-se a uma atualização de conhecimentos informáicos que lhes permitiu integrarem-se em pleno na nova sociedade da informação - por vezes mesmo antes dos seus ''chefes''.
Hoje quem está no ramo sabe que tem de estar atenta às necessidades da chefia, antecipando soluções e resultados, sendo cada vez mais proativo/a.
Fonte: nº2, pp 8-9, Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002
quinta-feira, 12 de dezembro de 2013
Como organizar e gerir o secretiariado
Tarefas Rotineiras do secretariado
·
Verificar
e compatibilizar a sua agenda com a do chefe
·
Assegurar
que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas
·
Certificar-se
que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados
·
Separar,
planear e organizar o trabalho do dia
·
Fazer
o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes
·
Dar
seguimento ao trabalho administrativo como a assinatura e expedição de cartas,
envio de cheques e faturas, fotocopiar e arquivar documentos
·
Pôr em dia o trabalho atrasado
Secretária-rececionista
Atendimento ao visitante: Pergunte educadamente quem é e o que
pretende. Passe
rapidamente as informações ao
destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe
pessoalmente o visitante à sala de espera
e pergunte se deseja água, café, etc.
• Limpeza das salas: Pertence à secretária-rececionista a tarefa
de zelar para que a
sala de espera esteja limpa e
arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes.
E ter especial atenção à limpeza dos
cinzeiros e à frescura das flores.
• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e
cuidado com os
embrulhos suspeitos ou a
correspondência sem remetente. A secretária-rececionista é
a primeira responsável pelo
cumprimentos das normas de segurança da empresa.
• Agenda de contactos: Listas com o nome e função dos
colaboradores, é suposto possuir outras listas de contactos frequentes como
táxis, serviços rápidos de entregas, etc.
Apoio administrativo
Informática. A secretária tem de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento
de texto (quer ao nível das funções de estilo e formato do documento bem como
outras funções de edição como a inserção de imagens e logótipos, corretor
ortográfico, etc). E também saber utilizar outras ferramentas como o correio
eletrónico, Internet, folhas de cálculo e apresentações em PowerPoint.
• Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fácil, fazer
um bom arquivo
requer sistematização e organização. O
principal teste à sua eficácia é a sua facilidade
de consulta por outras pessoas, que
não a secretária. O mais importante no arquivo são
os itens de classificação de
documentos (ordem alfabética, numérica, geográfica, por
assunto, autor, etc.) Mais uma vez é
essencial o domínio de ferramentas informáticas.
• Reuniões. É necessário saber distinguir entre reuniões correntes
das reuniões de
âmbito estratégico que exigirão mais
cuidado na preparação. Nestas o papel da
secretária é decisivo. Quer na fase
preparatória (marcação de sala, de presenças, envio
de documentação de suporte, etc); quer
no próprio dia da reunião (acompanhamento
dos trabalhos), quer na fase posterior
(envio de minutas, documentos de síntese, etc).
• Gestão da informação. Uma das suas tarefas mais importantes da
secretária é a de
saber recolher e distribuir
informação. A secretária é, em qualquer empresa, um
verdadeiro centro de informação.
Convém, por isso, criar mecanismos pessoais de
organização dessa informação de forma
a poder responder rapidamente a pedidos
inesperados. E criar mecanismos de
proteção de informação confidencial.
Novas exigências
Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma
noção geral do regime
de contratos de trabalho e dos
direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de
dúvidas deverá ter uma boa rede de
contactos de especialistas em assuntos como:
despedimentos, novos contratos,
seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.
• Novas tecnologias: Caso não tenham competências específicas
nesta área é inevitável
que as ganhem rapidamente
frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.
• Controlo financeiro: Alguns diretores investem na gestão
financeira diária da sua
empresa às assistentes. Estas têm
obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,
analisar extratos bancários, emitir
cheques, calcular impostos ou fazer transferências
bancárias. Espera-se que uma
assistente eficaz detete eventuais irregularidades na
faturação ou que alerte o seu diretor
para os gastos excessivos ou inúteis.
• Serviços externos.: A assistente deverá manter uma relação
próxima com todas as
prestadoras de serviços externas à
empresa. São exemplos as agências de viagens, as
empresas de aluguer de automóveis, as
companhias aéreas; os hotéis, serviços de
limpeza, entregas rápidas,
restauração, etc. No caso das viagens será importante estar
particularmente atenta a questões como
os passaportes, vistos, tarifas ou câmbios.
• Procedimentos comerciais: É essencial conhecer os processos
burocráticos das
diversas operações comerciais. Termos
como guia de remessa, nota de encomenda,
fatura pró-forma, letras, nota de
crédito, factoring, devem constar do
vocabulário de
uma assistente eficaz.
Fonte: http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC8QFjAA&url=http%3A%2F%2Fw3.ualg.pt%2F~jmartins%2Fgestao%2Fgerir.o.dia-a-dia%2Fsecretariado.pdf&ei=RIapUq_YAsGs7QbmqoCQAQ&usg=AFQjCNE_dbv0xrXIIBAS_dCeux3WujEcTw&sig2=Pm_OJQzGcbNXg50GXSRDqg&bvm=bv.57967247,d.Yms
segunda-feira, 9 de dezembro de 2013
O que está a mudar no papel de secretária executiva
A secretária executiva tem uma mudança de título que mostra
a alteração prática que este cargo tem vindo a sofrer. A ‘’simples
secretária’’, que se limitava a atender o telefone, a redigir cartas no
computador, a gerir a agenda e a organizar eventos, hoje em dia deve, para além
de tudo isto, planear reuniões, interagir com os clientes, com vendedores e com
o público em geral, supervisionar o escritório e algum tipo de pessoal, tratar
das compras… e até dar formação a outros colaboradores como estagiários ou
iniciantes desta área.
Na opinião de Sónia Nunes, da Dynargie Portugal, ‘’uma secretária eficaz deve agir proativamente, desafiando o que está estabelecido sempre que acredita que há formas mais eficazes de trabalhar, manifestando uma postura assertiva e confiante; deve saber gerir situações de conflito e lidar com interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicação, e como é muitas vezes o rosto e a voz da empresa, deve ter um cuidado especial com a imagem que passa, encontrando um equilíbrio entre o seu estilo próprio e aquilo que a empresa quer transmitir.’’
Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre,
Executive Digest, outubro de 2013
Para além da "simples secretária"
Tal como noutras profissões, o dia-a-dia destas profissionais supera bastante o que está previsto na
descrição do seu cargo. Com a evolução tecnológica a secretária tem de se
adaptar às mudanças.
Na opinião de Maria da Graça Gomes, presidente da direção da Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP): ‘’as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratar-se de uma autêntica assessoria, e para isso é exigido à secretária conhecimentos de organização empresarial, marketing, recursos humanos e burótica’’
Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre,
Executive Digest, outubro de 2013
Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 2
Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial ; SBT
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 6:17
Resumo
Este vídeo é uma entrevista a uma secretária executiva, que mostra a diferença entre o técnico de secretariado e o secretariado executivo, a sua diferença é a nível da formação. Um profissional executivo precisa de formação superior pois tem funções mais complexas e diferentes das de um técnico de secretariado.
Contribuição do Vídeo
Este vídeo abordou assuntos tratados em aula, como a discrição. A senhora (secretária exacutiva) referiu que é uma qualidade fundamental. O sigílo profissional é indispensável pois um bom profissional tem de ser confiável.
Opnião sobre o Vídeo
Foi bom para conhecermos um pocuo melhor a diferença entre um secretário técnico e um secretário executivo, mostra-nos que há, para além do técnico, uma formação a nível superior.
Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 6:17
Resumo
Este vídeo é uma entrevista a uma secretária executiva, que mostra a diferença entre o técnico de secretariado e o secretariado executivo, a sua diferença é a nível da formação. Um profissional executivo precisa de formação superior pois tem funções mais complexas e diferentes das de um técnico de secretariado.
Contribuição do Vídeo
Este vídeo abordou assuntos tratados em aula, como a discrição. A senhora (secretária exacutiva) referiu que é uma qualidade fundamental. O sigílo profissional é indispensável pois um bom profissional tem de ser confiável.
Opnião sobre o Vídeo
Foi bom para conhecermos um pocuo melhor a diferença entre um secretário técnico e um secretário executivo, mostra-nos que há, para além do técnico, uma formação a nível superior.
Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk
Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 1
Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 3:54
RESUMO
Este vídeo é uma reportagem que transmite uma ideia ou mensagem da evolução e valorização (importância) de um profissional de secretariado, pois o profissional precisou de se especializar.
Contribuição do Vídeo
O vídeo mostra como as qualidades pessoais e profissional que estudámos nas aulas são indispensáveis na profissão, a relação do escria também é referida no vídeo, a profissão depois da Industriaização passou a ser exercida mais pelas mulheres porque antigaente eram mais os homens.
Opnião sobre o Vídeo
Gostei muito! Mostra-nos que a profissão é valorizada e procurada no mercado de trabalho.
Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 3:54
RESUMO
Este vídeo é uma reportagem que transmite uma ideia ou mensagem da evolução e valorização (importância) de um profissional de secretariado, pois o profissional precisou de se especializar.
Contribuição do Vídeo
O vídeo mostra como as qualidades pessoais e profissional que estudámos nas aulas são indispensáveis na profissão, a relação do escria também é referida no vídeo, a profissão depois da Industriaização passou a ser exercida mais pelas mulheres porque antigaente eram mais os homens.
Opnião sobre o Vídeo
Gostei muito! Mostra-nos que a profissão é valorizada e procurada no mercado de trabalho.
Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o
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