Levar o café ao chefe? Não! Tomar café com o chefe!

Para lutar contra a falta de tempo, alguns dirigentes optaram por fazer do café atinal um momento de ''reunião'' para preparação do dia e revisão da agenda de trabalho.
A máquina de café está cada vez mais a substituir a secretária para servir o café na sala de reuniões. Entraram os novos executivos da Era da globalização, interessados em ter como braço direito alguém que possa acompanhá-los às reuniões - uma auxiliar versátil, com visão dos negoócios da empresa, vocação inata para relações públicas e uma capacidade extraordinária para evitar complicações.
As funcionárias do passado deram lugar a executivas, que se movimentam com grande à vontade nos pontos mais altos das hierarquias empresariais e são peritas em trazer às chefias soluções em vez de problemas. Percebendo muito rapidamente a revolução que a vaga infomática e a economia global significa para a dinâmica das organizações, trataram de aperfeiçoar o domínio de línguas estrangeiras e submeteram-se a uma atualização de conhecimentos informáicos que lhes permitiu integrarem-se em pleno na nova sociedade da informação - por vezes mesmo antes dos seus ''chefes''.
Hoje quem está no ramo sabe que tem de estar atenta às necessidades da chefia, antecipando soluções e resultados, sendo cada vez mais proativo/a.

Fonte: nº2, pp 8-9, Secretária Executiva, 2º trimestre de 2002

Como organizar e gerir o secretiariado

Tarefas Rotineiras do secretariado

·         Verificar e compatibilizar a sua agenda com a do chefe

·         Assegurar que as reuniões agendadas estão confirmadas e devidamente preparadas

·         Certificar-se que os documentos do dia anterior estão devidamente arquivados

·         Separar, planear e organizar o trabalho do dia

·         Fazer o levantamento e entrega da correspondência e os telefonemas urgentes

·         Dar seguimento ao trabalho administrativo como a assinatura e expedição de cartas, envio de cheques e faturas, fotocopiar e arquivar documentos

·         Pôr em dia o trabalho atrasado

Secretária-rececionista

Atendimento ao visitante: Pergunte educadamente quem é e o que pretende. Passe

rapidamente as informações ao destinatário. Se a reunião estiver atrasada acompanhe

pessoalmente o visitante à sala de espera e pergunte se deseja água, café, etc.

• Limpeza das salas: Pertence à secretária-rececionista a tarefa de zelar para que a

sala de espera esteja limpa e arrumada. Verificar se as revistas e os jornais são recentes.

E ter especial atenção à limpeza dos cinzeiros e à frescura das flores.

• Segurança: Não permita a entrada de pessoas não autorizadas e cuidado com os

embrulhos suspeitos ou a correspondência sem remetente. A secretária-rececionista é

a primeira responsável pelo cumprimentos das normas de segurança da empresa.

• Agenda de contactos: Listas com o nome e função dos colaboradores, é suposto possuir outras listas de contactos frequentes como táxis, serviços rápidos de entregas, etc.

 

Apoio administrativo

Informática. A secretária tem de dominar perfeitamente o software informático, nomeadamente os programas de processamento de texto (quer ao nível das funções de estilo e formato do documento bem como outras funções de edição como a inserção de imagens e logótipos, corretor ortográfico, etc). E também saber utilizar outras ferramentas como o correio eletrónico, Internet, folhas de cálculo e apresentações em PowerPoint.

• Arquivo. Apesar de aparentemente parecer uma tarefa fácil, fazer um bom arquivo

requer sistematização e organização. O principal teste à sua eficácia é a sua facilidade

de consulta por outras pessoas, que não a secretária. O mais importante no arquivo são

os itens de classificação de documentos (ordem alfabética, numérica, geográfica, por

assunto, autor, etc.) Mais uma vez é essencial o domínio de ferramentas informáticas.

• Reuniões. É necessário saber distinguir entre reuniões correntes das reuniões de

âmbito estratégico que exigirão mais cuidado na preparação. Nestas o papel da

secretária é decisivo. Quer na fase preparatória (marcação de sala, de presenças, envio

de documentação de suporte, etc); quer no próprio dia da reunião (acompanhamento

dos trabalhos), quer na fase posterior (envio de minutas, documentos de síntese, etc).

• Gestão da informação. Uma das suas tarefas mais importantes da secretária é a de

saber recolher e distribuir informação. A secretária é, em qualquer empresa, um

verdadeiro centro de informação. Convém, por isso, criar mecanismos pessoais de

organização dessa informação de forma a poder responder rapidamente a pedidos

inesperados. E criar mecanismos de proteção de informação confidencial.

 

Novas exigências

Assuntos jurídicos: É necessário que a assistente tenha uma noção geral do regime

de contratos de trabalho e dos direitos e deveres dos trabalhadores. Em caso de

dúvidas deverá ter uma boa rede de contactos de especialistas em assuntos como:

despedimentos, novos contratos, seguros, férias, faltas justificadas ou injustificadas.

 

• Novas tecnologias: Caso não tenham competências específicas nesta área é inevitável

que as ganhem rapidamente frequentando, por exemplo, cursos intensivos de formação.

 

• Controlo financeiro: Alguns diretores investem na gestão financeira diária da sua

empresa às assistentes. Estas têm obrigação de saber elaborar e controlar orçamentos,

analisar extratos bancários, emitir cheques, calcular impostos ou fazer transferências

bancárias. Espera-se que uma assistente eficaz detete eventuais irregularidades na

faturação ou que alerte o seu diretor para os gastos excessivos ou inúteis.

 

• Serviços externos.: A assistente deverá manter uma relação próxima com todas as

prestadoras de serviços externas à empresa. São exemplos as agências de viagens, as

empresas de aluguer de automóveis, as companhias aéreas; os hotéis, serviços de

limpeza, entregas rápidas, restauração, etc. No caso das viagens será importante estar

particularmente atenta a questões como os passaportes, vistos, tarifas ou câmbios.

 

• Procedimentos comerciais: É essencial conhecer os processos burocráticos das

diversas operações comerciais. Termos como guia de remessa, nota de encomenda,

fatura pró-forma, letras, nota de crédito, factoring, devem constar do vocabulário de

uma assistente eficaz.

 

Fonte: http://www.google.pt/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=web&cd=1&ved=0CC8QFjAA&url=http%3A%2F%2Fw3.ualg.pt%2F~jmartins%2Fgestao%2Fgerir.o.dia-a-dia%2Fsecretariado.pdf&ei=RIapUq_YAsGs7QbmqoCQAQ&usg=AFQjCNE_dbv0xrXIIBAS_dCeux3WujEcTw&sig2=Pm_OJQzGcbNXg50GXSRDqg&bvm=bv.57967247,d.Yms

O que está a mudar no papel de secretária executiva

A secretária executiva tem uma mudança de título que mostra a alteração prática que este cargo tem vindo a sofrer. A ‘’simples secretária’’, que se limitava a atender o telefone, a redigir cartas no computador, a gerir a agenda e a organizar eventos, hoje em dia deve, para além de tudo isto, planear reuniões, interagir com os clientes, com vendedores e com o público em geral, supervisionar o escritório e algum tipo de pessoal, tratar das compras… e até dar formação a outros colaboradores como estagiários ou iniciantes desta área.

Na opinião de Sónia Nunes, da Dynargie Portugal, ‘’uma secretária eficaz deve agir proativamente, desafiando o que está estabelecido sempre que acredita que há formas mais eficazes de trabalhar, manifestando uma postura assertiva e confiante; deve saber gerir situações de conflito e lidar com interlocutores de perfis muito distintos, adaptando a sua linguagem e escolhendo o melhor meio de comunicação, e como é muitas vezes o rosto e a voz da empresa, deve ter um cuidado especial com a imagem que passa, encontrando um equilíbrio entre o seu estilo próprio e aquilo que a empresa quer transmitir.’’

Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, outubro de 2013

Para além da "simples secretária"

Tal como noutras profissões, o dia-a-dia destas profissionais supera bastante o que está previsto na descrição do seu cargo. Com a evolução tecnológica a secretária tem de se adaptar às mudanças.

Na opinião de Maria da Graça Gomes, presidente da direção da Associação de Secretárias Profissionais Portuguesas (ASP): ‘’as funções da secretária executiva continuam a ser as de assistir em todas as tarefas o gestor. Se o gestor delega muito, pode tratar-se de uma autêntica assessoria, e para isso é exigido à secretária conhecimentos de organização empresarial, marketing, recursos humanos e burótica’’

Fonte: ‘’As novas secretárias”, de Maria João Alexandre, Executive Digest, outubro de 2013

Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 2

Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial ; SBT
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 6:17

Resumo
Este vídeo é uma entrevista a uma secretária executiva, que mostra a diferença entre o técnico de secretariado e o secretariado executivo, a sua diferença é a nível da formação. Um profissional executivo precisa de formação superior pois tem funções mais complexas e diferentes das de um técnico de secretariado.


Contribuição do Vídeo
Este vídeo abordou assuntos tratados em aula, como a discrição. A senhora (secretária exacutiva) referiu que é uma qualidade fundamental. O sigílo profissional é indispensável pois um bom profissional tem de ser confiável.


Opnião sobre o Vídeo
Foi bom para conhecermos um pocuo melhor a diferença entre um secretário técnico e um secretário executivo, mostra-nos que há, para além do técnico, uma formação a nível superior.

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk

Secretariado - Profissão de Sucesso - Parte 1

Nome do autor: ETEC José Martimiano Silva - Industrial
País de origem: Brasil
Ano: 2009
Duração: 3:54


RESUMO
Este vídeo é uma reportagem que transmite uma ideia ou mensagem da evolução e valorização (importância) de um profissional de secretariado, pois o profissional precisou de se especializar.


Contribuição do Vídeo
O vídeo mostra como as qualidades pessoais e profissional que estudámos nas aulas são indispensáveis na profissão, a relação do escria também é referida no vídeo, a profissão depois da Industriaização passou a ser exercida mais pelas mulheres porque antigaente eram mais os homens.


Opnião sobre o Vídeo
Gostei muito! Mostra-nos que a profissão é valorizada e procurada no mercado de trabalho.

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o